By 羅伯特 Phd Notion 的資料庫功能再進化，現在有了強大的「分組（Group）」功能！這項功能可以將你的資料庫資料根據不同的標準進行分類，如同建立資料夾般，讓查找資料變得更容易、更有效率。利用 Notion 分類功能，你可以將筆記、任務、研究資料等，按照專案、主題、狀態等進行整理，快速找到所需資訊。例如，你可以將所有工作筆記歸類於「工作」分類，學習資料歸類於「學習」分類，或是根據不同的專案、主題進行分類。 嘗試建立不同層級的分組，例如將「工作」再細分為「專案A」、「專案B」等等，讓你的資料管理更井井有條。 善用 Notion 分類功能，你的資料管理將更輕鬆，工作效率也將大幅提升！
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 建立階層式分組：在 Notion 中利用分組功能，根據不同的專案或主題對資料進行階層式分類。例如，在一個「工作」分類下，再細分為「專案A」、「專案B」等子分類，這樣能夠使你的資料管理更具結構性，並方便快速找到所需的資料。
- 設置個性化標籤：利用分組功能來設置個性化標籤，根據個人的需求對資料進行細分。例如，對於閱讀資料可以使用「已讀」、「待讀」或是根據主題如「行銷」、「設計」等進行分類，這樣有助於提升資料的可檢索性和管理效率。
- 結合多種過濾器應用：在使用分組功能的同時，結合視圖過濾器來進一步優化資料的查找流程。透過設置過濾器，可以快速篩選出特定狀態或日期的資料，使得資料管理更加快速和高效，讓查找資料的過程更加順暢。
Notion 資料庫再進化，分組功能介紹！
你是否在 Notion 資料庫中為了尋找特定資訊而煩惱，卻總是無法迅速找到所需內容？隨著資料庫中的筆記數量日益增加，缺乏高效的分類和管理方法無疑加大了查找資料的難度。但是，別擔心！Notion 最近推出的「分組（Group）功能」，如同一道曙光，讓你能夠輕鬆整理所有資料，迅速找到所需資訊。
想像一下，你在 Notion 中創建了一個「閱讀筆記」的資料庫，記錄著你所讀過的書籍、文章以及網站。憑藉強大的分組功能，讓這些筆記不再雜亂，而是根據不同標準有條不紊地進行整理。你可以這樣操作：
- 書籍：將所有書籍的相關筆記一目了然地分類到「書籍」區域。
- 文章：輕鬆將所有文章的筆記集中到「文章」分類，便於隨時查閱。
- 網站：把網站相關的資訊整齊地分組到「網站」類別中，清晰明瞭。
- 主題：對於特定主題的資料，你可以輕鬆創建如「行銷」、「設計」或「程式開發」的分類，簡化管理。
除了這些基本的分類方法，分組功能還允許你根據個人需求進行自定義分組，例如：
- 作者：集結所有來自同一位作者的筆記，便於深入研究。
- 出版日期：依據年份將資料進行劃分，使得時間管理更為清晰。
- 閱讀狀態：透過「已讀」和「待讀」的分類，幫助你更好地追蹤閱讀進度。
借助分組功能，你可以對資料庫中的資訊進行全面而有效的分類，讓查找過程變得更加輕鬆和高效。開始利用這一強大工具，提升你的資料管理能力，讓每一次的查找都迅速而順利！
建立專案筆記頁面
首先，我們需要創建一個專案筆記頁面。在 Notion 的左側導航欄中，輕按「+」按鈕，然後選擇「Page」來新建一個頁面。直接輸入專案名稱作為頁面標題，例如「[專案名稱] 專案筆記」。一旦頁面建立完成，我們可以開始使用強大的分類功能來整理資訊，讓筆記更加專業和有條理。
為了讓專案筆記清晰易懂，我們可以運用 Notion 的分組功能，將相關資訊系統性地歸類。以下是幾種有效的分類策略，您可以根據需求選擇適合的方法：
- 按時間軸分類： 將專案筆記劃分為「待辦事項」、「進行中」、「已完成」等不同階段，這樣可以方便地追蹤專案進度，確保每個步驟都不會被忽略。
- 按重要性分類： 將專案筆記劃分為「高優先級」、「中優先級」、「低優先級」，以便您可以有的放矢地處理最重要的任務。
- 按內容類型分類： 將專案筆記分為「會議記錄」、「文件」、「資源」、「待辦事項」，讓您可以快速找到所需資訊，從而提升效率。
- 按負責人分類： 將專案筆記按負責人劃分，這樣團隊成員能清楚了解各自的任務和責任，促進團隊合作。
在 Notion 中，您可以透過以下兩種方式來進行分組：
- 使用「/」指令： 在頁面中輸入「/」指令，選擇「Toggle List」或「Toggle Group」來創建分組。比如輸入「/toggle list」，按下 Enter 鍵，即可建立一個分組，並在其中添加子項目。
- 使用「+」按鈕： 在頁面中點擊「+」按鈕，選擇「Add a to-do」或「Add a subpage」以建立新的分組。例如，選擇「Add a to-do」就可以創建一個待辦任務列表，並將相關任務一一添加到列表中。
完成分組後，您就可以將各類資訊逐一填入相應的分組中。例如，會議記錄可以放入「會議記錄」分組，文件則可放在「文件」分組，待辦事項自然歸入「待辦事項」分組。經由這樣的整理，您的專案筆記將會變得整齊有序，使得快速查找和管理資訊變得輕而易舉。
notion 分類. Photos provided by unsplash
加入Inbox暫存區
在實施PARA分類方法之前，設置一個「Inbox」暫存區是十分必要的。這個區域就像一個臨時資料庫，使你能夠將所有新收到的資訊集中存放，避免直接將它們分散到其他分類中，造成混亂。想像一下，你每天面臨各種訊息、靈感和待辦事項，如果急於將它們分類，勢必會導致資料分散，難以把握整體進展。
因此，建立一個「Inbox」暫存區，猶如設置了一個臨時收件箱，用以集中管理所有新資訊。利用Notion的強大資料庫功能，你可以輕鬆創建一個「Inbox」頁面，並用表格、清單或其他適合的格式來紀錄這些資訊。例如，使用表格功能來整理待辦事項，利用標題欄位清晰區分不同任務類型；或是使用簡單清單來記錄突如其來的想法，並藉助標籤欄位分類主題。
在你整理完「Inbox」中的各項資訊後，接下來就可以根據PARA原則將它們合理地分配到相應的區塊中。例如，如果「Inbox」中有一個待辦事項是「完成公司年度報告」，你可以將它劃分到「Project」區塊的「年度報告」頁面中。而如果有一個想法是「學習如何使用Notion」，這則可被貼上標籤，方便集中到「Resources」區塊的「學習資源」頁面。
使用「Inbox」暫存區不僅能高效管理資訊流，避免資料混亂，還能確保重要訊息不被忽略。此外，它作為一個過渡空間，讓你能更有效地進行資訊分類，提升整體的資料管理效率，讓你的Notion使用體驗更加順暢。
| 步驟 | 描述 |
|---|---|
| 1. 建立「Inbox」暫存區 | 在實施 PARA 分類方法之前，設置一個「Inbox」暫存區來集中存放所有新收到的資訊，避免直接分類造成混亂。 |
| 2. 使用 Notion 資料庫功能 | 建立一個「Inbox」頁面，使用表格、清單或其他格式來記錄資訊，例如用表格整理待辦事項、使用清單記錄想法。 |
| 3. 整理「Inbox」資訊 | 根據 PARA 原則將「Inbox」中的資訊分配到相應的區塊，例如將待辦事項「完成公司年度報告」劃分到「Project」區塊的「年度報告」頁面。 |
| 4. 使用標籤分類 | 使用標籤分類資訊，例如將「學習如何使用 Notion」的想法貼上標籤，方便集中到「Resources」區塊的「學習資源」頁面。 |
| 5. 提升資料管理效率 | 使用「Inbox」暫存區可以高效管理資訊流，避免資料混亂，確保重要訊息不被忽略，提升資料管理效率。 |
使用資料庫分類 (Group) 功能 | Day 478
今天與大家分享 Notion 最近改版中的一項強大新功能——「Group 分類功能」，它可以根據你的需求，以不同的方式呈現資訊分類，進一步提升資料管理的靈活性和效率。
除了基本的應用外，Group 分類功能還提供了多樣的進階用法，讓你可以更靈活地組織資料。例如，你可以：
- 依據時間軸分類：隨著計劃的變化，你可以輕鬆地將待辦事項依照「今日」、「明日」、「下週」、「未來」等時間區間進行分類，使得日常安排一目了然。
- 依據項目狀態分類：將工作進度清晰呈現，透過「進行中」、「已完成」、「待確認」等狀態來分類你的任務，讓你隨時掌握專案進度。
- 依據重要性分類：將任務依照「緊急」、「重要」、「普通」等級進行分類，助你迅速識別並優先解決最重要的事項。
- 依據項目類型分類：將你的筆記根據類型進行精細分類，例如「工作筆記」、「學習筆記」或「生活筆記」，使得查找相關資訊變得更迅速有效。
此外，Group 分類功能還可以與 Notion 的其他強大功能如「Filter 篩選功能」和「Sort 排序功能」結合使用，進一步優化你的資料管理體驗。舉例來說，利用 Filter 你可以過濾出「今日」的待辦事項，並配合 Sort 功能按照重要性進行排序，讓你清晰掌握今天最需優先處理的任務。
透過 Group 分類功能，Notion 讓你的資料管理變得更有彈性和條理，幫助你提升工作效率。隨著你不斷探索 Notion 的各種可能性，相信你會發掘出更適合自己的資料管理方法，讓工作和生活變得更加舒適與高效。
Notion 分類結論
Notion 的分組功能為你的資料管理帶來革命性的變化，它不僅僅是簡單的資料夾，更是一種強大的組織工具，能幫助你輕鬆整理、快速查找和高效管理所有資料。無論是個人筆記、工作任務還是研究資料，Notion 分類功能都能讓你井井有條，輕鬆掌控所有資訊。嘗試利用不同的分類標準，結合其他功能，發掘出更適合你的資料管理方法，讓你的 Notion 體驗更加順暢高效！
Notion 分類 常見問題快速FAQ
如何在 Notion 資料庫中使用分組功能？
在 Notion 資料庫視圖中，點擊「+」符號，選擇「Group」。接著，你可以根據資料庫中的任何欄位進行分組，例如標題、日期、狀態等。最後，為你的分組命名，方便你快速識別和查找。
分組功能有哪些實用的應用場景？
分組功能可以應用在許多不同的場景，例如：
- 整理個人筆記：根據不同的課程、書籍或主題將筆記分組，方便查找特定筆記。
- 管理工作任務：根據專案、狀態或優先級將任務分組，方便管理和追蹤進度。
- 整理研究資料：根據研究方向、資料類型或來源將資料分組，方便快速找到所需資料。
分組功能能與其他 Notion 功能結合使用嗎？
是的，分組功能可以與其他 Notion 功能結合使用，例如視圖過濾器、搜尋功能等，進一步優化資料管理。你可以根據需要建立多層級分組，並活用分組功能的排序功能，讓資料管理更輕鬆有效。