By 羅伯特 Phd Notion 多人協作讓團隊協作更順暢！透過簡單的分享功能，你可以輕鬆邀請團隊成員加入，並設定不同權限，例如閱讀、評論或編輯，以掌握協作進程。更棒的是，團隊成員可以同時編輯內容，並透過評論和標註功能即時交流，讓溝通更有效率。我建議在設定權限時，根據團隊成員的角色和任務分配不同的權限，例如讓項目經理擁有編輯權限，而其他成員則擁有評論權限，這樣可以有效提高協作效率。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 在使用 Notion 多人協作時，首先確保在邀請成員時清楚地設定每位成員的權限。在設計不同角色的時候，可以根據項目的需要，將重要的編輯權限賦予項目經理或主要負責人，而其他成員則可以設定為評論角色，這樣能夠促進意見交流與即時反饋，確保所有成員都在適合的範圍內發揮作用。
- 利用 Notion 的實時編輯和標註功能，加強團隊成員之間的溝通。當團隊在進行共同編輯時，可以透過 @提及 功能快速提醒相關同事查看特定內容，這樣能提高信息傳遞的效率，避免溝通疏漏，促進項目的快速推進。
- 建立一個統一的知識庫，不僅能提高協作效率，還能讓所有團隊成員隨時查閱和分享相關資訊。使用 Notion 的模板和看板功能，可以將項目進度和任務分配可視化，使每位成員都能清晰了解當前狀態及需要負責的工作，從而提高整體工作效率。
可以參考 Notion 進度管理秘訣：高效任務追蹤與計劃攻略
邀請成員與設定權限：打造團隊協作的基礎
Notion 的多人協作功能中，邀請成員與設定權限是促進高效團隊合作的關鍵要素。首先，您可以輕鬆邀請團隊成員進入工作空間：只需點擊頁面右上角的「分享」按鈕，然後輸入成員的電子郵件地址，即可快速將他們納入共享的工作平臺，為團隊合作鋪平道路。
然而，僅僅邀請成員並不足以確保協作的順利進行，適當的權限設定同樣至關重要。Notion 提供「閱讀」、「評論」和「編輯」等靈活的權限選擇，讓您可以根據成員的角色和責任，針對性地分配權限。舉例來說，您可以賦予項目經理「編輯」權限，讓他們能夠主導項目的方向，而其他成員則可獲得「評論」權限，以便隨時提供反饋，保持溝通的暢通無阻。
這種權限的設定不僅賦予了您對團隊成員訪問與操作權限的精確控制，還能根據不同項目的需要靈活調整。例如，對於敏感檔案，您可以設定更嚴格的「僅編輯特定成員」的權限，而對於開放性項目，則可以鼓勵更多成員參與討論與建議，這種靈活性助您充分適應多變的需求。
透過有效的成員邀請與權限設定，您將能夠全面管理團隊的協作過程，確保所有成員都在適合的權限範圍內發揮作用，從而增強團隊合作的整體效率。這為順利完成團隊目標打下了堅實的基礎，讓每位成員都能在一個安全且高效的環境中共同成長與成功。
如何選擇適合團隊的 Notion 方案？
在開始利用 Notion 來建立團隊協作系統之前，首先需要挑選適合團隊需求的方案。Notion 提供多種選擇，包括個人免費方案、個人付費方案、團隊方案以及企業方案，這些方案各自擁有獨特的功能和條件，能夠滿足不同規模和性質團隊的需求。
在選擇 Notion 方案時，務必考慮以下幾個重要因素：
- 團隊規模： 小型團隊可以考慮使用個人方案，較大型的團隊則應選擇團隊方案或企業方案，以獲得更大的協作空間。
- 功能需求： 各個方案提供的功能有所不同，比如工作區管理、檔案儲存、版本控制甚至是整合第三方應用等。因此，根據團隊的實際需求來挑選最合適的方案至關重要。
- 預算： 各方案的定價差異明顯，因此需要依據團隊的財務狀況來做出明智的選擇。
以下是幾個選擇 Notion 方案的建議：
- 小型團隊： 可考慮使用個人付費方案，這樣可以享有更多功能和儲存空間，從而提高整體協作效率。
- 中型團隊： 建議選擇團隊方案，這會提供專屬的工作區和管理權限，能有效促進成員之間的協作。
- 大型團隊： 對於大型團隊來說，企業方案是一個理想選擇，能夠提供更豐富的功能和安全保障，確保團隊的數據安全。
在選定合適的 Notion 方案後，即可開始構建團隊的協作系統。建議設計一個主系統頁面，並在其下方建立各類外包案件的專屬頁面，通過 Invite 功能將外包夥伴輕鬆加入。此外，將「管理區」和「團隊區」進行區分，可提供清晰的結構，使得所有相關頁面都圍繞「管理區」構建，而「團隊區」則作為一個詳細的協作系統。
通過明智的方案選擇和設計合理的系統架構，團隊能夠充分發揮 Notion 的強大功能，從而建立一個高效且流暢的協作環境，顯著提升工作效率。
notion 多人協作. Photos provided by unsplash
Notion 方案功能差異
Notion 自 2022 年 12 月的更新以來，推出了四種不同的方案：免費版、Plus 版、商業版（Business）、和企業版（Enterprise）。這些方案皆能讓團隊成員以 Member 身份加入，並共同高效管理工作區。此外，Notion 提供 Group 群組權限管理，以更靈活地協作。不過，免費版在加入第一位 Member 後，其區塊（Blocks）數量的使用限制將從無限變為有一定的上限。以下表格整理了各方案的主要功能差異，助您做出明智選擇：
| 方案 | 價格 | 限制 | 功能 | 適合對象 |
|—|—|—|—|—|
| 免費 | 免費 | 區塊數量限制、檔案儲存空間 | 基本功能、協作、工作區管理、模板 | 個人使用、小型團隊 |
| Plus | 每月 $8 美元 | 無區塊數量限制、更多檔案儲存空間 | 免費版功能 + 工作區管理進階功能、客製化模板、進階權限管理 | 小型團隊、中型團隊、個人進階使用 |
| 商業（Business） | 每月 $15 美元 | 無區塊數量限制、更多檔案儲存空間 | Plus 版功能 + 進階協作功能、團隊管理、進階安全設定 | 中型團隊、大型團隊、企業 |
| 企業（Enterprise） | 聯繫客服報價 | 無區塊數量限制、更多檔案儲存空間 | 商業版功能 + 企業級安全設定、單點登入、客製化支援 | 大型企業、組織 |
除了表格中提到的主要差異，不同方案在使用上還有一些細微的限制，這些限制可能會影響您的選擇。例如，免費方案不僅檔案儲存空間有限，且無法享受客製化模板和進階權限管理等功能。而 Plus 方案雖然取消了區塊數量的限制，但其檔案儲存相對有限，且不支援團隊管理及進階安全設定。想要使用更豐富的協作功能的用戶可考慮商業版，該方案提供團隊管理及進階安全設定，然而仍不涵蓋企業級安全設定和客製化支援。最終，企業方案則為大型企業和組織提供了全面的安全設定及客製化支援，適合需求更高的用戶。
建議您根據自身的需求和團隊的規模選擇最合適的方案。對於個人使用者而言，免費方案已經非常合適；而小型團隊則可以選擇性價比高的 Plus 方案；對中型或大型團隊來說，商業方案或企業方案則會提供更全面的支持，確保協作高效流暢。
| 方案 | 價格 | 限制 | 功能 | 適合對象 |
|---|---|---|---|---|
| 免費 | 免費 | 區塊數量限制、檔案儲存空間有限 | 基本功能、協作、工作區管理、模板 | 個人使用、小型團隊 |
| Plus | 每月 $8 美元 | 無區塊數量限制、更多檔案儲存空間 | 免費版功能 + 工作區管理進階功能、客製化模板、進階權限管理 | 小型團隊、中型團隊、個人進階使用 |
| 商業（Business） | 每月 $15 美元 | 無區塊數量限制、更多檔案儲存空間 | Plus 版功能 + 進階協作功能、團隊管理、進階安全設定 | 中型團隊、大型團隊、企業 |
| 企業（Enterprise） | 聯繫客服報價 | 無區塊數量限制、更多檔案儲存空間 | 商業版功能 + 企業級安全設定、單點登入、客製化支援 | 大型企業、組織 |
Notion 共同編輯方法二：邀請成員
除了使用「Share to web」功能，Notion 還提供了邀請成員的選項，讓您能夠精確控制哪些人能夠參與您的頁面編輯。這種方法特別適合需要與特定團隊成員密切協作的情況，並有效管理編輯權限。以下是邀請成員的步驟：
- 選擇頁面：首先，選擇您希望邀請成員共同編輯的 Notion 頁面。
- 開啟分享選單：在頁面右上角，點擊「分享」圖示以顯示分享選單。
- 輸入成員電子郵件地址：在「邀請成員」欄位中，填寫要邀請成員的電子郵件地址，並為他們選擇相應的權限。您可以選擇「編輯」、「檢視」或「評論」，根據實際需求為不同成員設定權限。
- 設定權限：根據需要為各成員設定不同的權限。“編輯”權限允許成員修改內容，而“檢視”權限只能讓成員查看內容，而“評論”權限則允許他們對內容發表看法。
- 傳送邀請：權限設定完成後，點擊「傳送邀請」按鈕，即可透過系統自動發送邀請信給指定的成員。收信人只需點擊郵件中的連結，即可輕鬆加入頁面進行共同編輯。
通過這種邀請成員的方式，您可以精確掌控編輯權限，確保只有指定人員能修改頁面內容。同時，您還可以隨時透過“成員”選項查看已加入頁面的所有成員，並適時調整他們的權限。例如，您可以將某些成員的權限更改為“檢視”，或者選擇將特定成員移除出頁面。
邀請成員的方式非常適合需要高度協作的工作環境。您可以在專案頁面上邀請團隊成員共同編輯，根據各自的角色分配不同的權限，確保工作更高效。同樣，您也可以在私人筆記頁面上邀請朋友或家人共同參與，透過設定“檢視”權限來讓他們隨時檢查您的筆記，而不必擔心他們會不小心修改內容。
Notion 多人協作結論
Notion 的多人協作功能，讓團隊合作更加順暢、高效。透過簡單的分享功能，您可以輕鬆邀請團隊成員加入，並設定不同權限，讓每個人都能在適合的範圍內發揮作用。Notion 的共同編輯功能，更讓團隊成員可以同時編輯內容，並透過評論和標註功能即時交流，大幅提升溝通效率。
Notion 的多人協作功能，不僅限於邀請成員和設定權限，還提供了多種工具和功能，讓您能夠根據團隊需求，建立完善的協作系統。您可以利用看板、模板和知識庫等功能，管理項目進度、分配任務、共享信息，讓所有成員都能隨時掌握最新進展。
無論您的團隊規模大小，Notion 的多人協作功能都能够有效提升团队的沟通效率，促进团队成员之间的协作，最终提高团队的工作效率。相信透過本文的介紹，您能够更好地理解和應用 Notion 的多人协作功能，並將其作為提升團隊效率的秘密武器。
Notion 多人協作 常見問題快速FAQ
如何邀請團隊成員加入 Notion 工作區？
在 Notion 頁面的右上角找到「分享」按鈕，點擊後輸入團隊成員的電子郵件地址，並為他們選擇權限，即可將他們邀請到您的工作區。
如何在 Notion 中設定不同成員的權限？
您可以在「分享」頁面中，為每個成員設定不同的權限。Notion 提供「編輯」、「檢視」和「評論」等權限選項，您可以根據團隊成員的角色和責任來選擇適當的權限。
Notion 免費版可以支援多人協作嗎？
是的，Notion 免費版可以支援多人協作。但免費版的功能和限制較少，如果您需要更完整的協作功能，建議您升級到付費方案。