By 羅伯特 Phd 想要有效管理你的任務清單並提升工作效率？Notion 提供了一個強大的工具，能幫助你輕鬆掌控所有待辦事項。你可以透過 Notion 的多種模板，如看板、待辦事項清單和日曆視圖，直觀地追蹤你的任務進度。例如，你可以在 Notion 中建立一個專案管理模板，將任務分配給團隊成員，並設定截止日期和優先級。這不僅能幫助你清楚掌握每個階段的進度，也能讓團隊成员有效地協同合作。 嘗試將你的想法和待辦事項整理到 Notion 中，建立一個屬於你自己的任務管理系統，並透過 Notion 的強大功能提升你的工作效率。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 建立多模板系統：利用 Notion 提供的多種模板，如看板、待辦事項清單和日曆視圖，根據你日常任務的性質建立不同的任務管理系統。比如，對於團隊合作的項目，使用看板視圖來追蹤任務進度，對於個人待辦，則可以利用列表或日曆視圖來組織和計劃。如果你正在領導一個新產品的開發團隊，可以在看板中劃分任務階段，讓每位團隊成員清晰了解自身的責任。
- 使用過濾和排序功能：在你的 Notion 待辦事項系統中，合理使用過濾器和排序功能，幫助你更智能地管理任務。例如，可以設置優先級過濾，僅顯示最高優先級的任務。這將幫助你清楚聚焦於最重要的工作，避免因為任務繁雜而變得無所適從。
- 定期檢視和調整：每週或每月固定時間檢視你的 Notion 待辦事項系統，檢查過去的任務完成情況，並根據需要做出調整。這不僅有助於你跟蹤進度，還能確保你不斷優化管理方法，根據實際情況調整優先級或任務內容，提升整體工作效率。
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Notion 待辦事項：多種視圖，直觀管理任務
Notion 的待辦事項功能遠超過普通的清單，它提供了多種視圖，讓你能夠以最符合自己需求的方式輕鬆管理任務。不論是個人用戶還是團隊協作，這裡都有適合你的視圖來掌握每一項任務的進展。
例如，借助看板視圖，你可以把待辦事項劃分為「待辦」、「進行中」和「已完成」等不同階段，直觀地展示每個任務的當前狀態。這種視圖特別適合項目管理，使你能夠隨時掌握團隊的整體進度，提升協同工作的效率。
如果你偏愛待辦事項清單，Notion 同樣完美匹配你的需求。你可以針對不同的項目或類別創建多個待辦事項清單，並在每個列表中添加任務、設定截止日期和優先級，幫助自己理清工作脈絡。
不僅如此，Notion 還提供了日曆視圖，讓你以清晰的時間軸視覺化所有任務的安排。這對於管理時間敏感的事項如會議、截止日期和重要事件極為有效，幫助你保持時間管理上的高效。
透過 Notion 的多種視圖，讓你依據個人的需求與偏好，自由選擇最適合的管理方式。你可以隨意切換不同視圖，從多角度審視任務狀態，尋找最有效的任務管理策略。
假設你正在領導一支新產品開發團隊，利用 Notion 的項目管理模板，可以將每一項目任務分配給相應的團隊成員，並為其設置截止日期和優先級。團隊成員能夠使用看板視圖即時查看自己的任務並更新狀態，而你則可以輕鬆通過日曆視圖追蹤整體進展，確保項目順利按時完成。
相信能讓你對待辦清單系統，有更深入的認識，並打破過去建立待辦事項及任務管理的認知，重新了解什麼才是好的任務管理方法。
傳統的待辦清單系統往往簡化為一個單一的列表，將所有待辦事項一一羅列。這種缺乏有效組織的方式，常常導致混亂，無法清晰地區分任務的優先順序與重要性，也無法有效追蹤進度，最終造成效率低下，並可能引發壓力及焦慮。
然而，真正高效的任務管理方法，絕不僅是將待辦事項羅列，而是要構建一個系統化的流程，幫助你有效地組織、規劃、執行及追蹤任務。這一系統應根據你的個人需求與工作習慣量身訂製，不僅能幫助你集中精力，提高工作效率，還能減少壓力。
以下幾個關鍵點將幫助你深入了解任務管理，並顛覆傳統思維：
- 任務的優先順序： 理解各項任務的重要性，將關鍵任務優先處理，並根據時間與資源合理安排執行順序。
- 任務的分解： 將大任務分解為更小、更可管理的子任務，這樣不僅更易於執行，也方便進度追蹤。
- 任務的視覺化： 利用視覺化工具，例如看板或時間軸，能直觀呈現任務的進度與狀態，提升管理與追蹤的便利性。
- 任務的回顧和調整： 定期檢視任務執行的結果，並根據實際情況調整計劃，確保任務管理系統的持續有效性。
Notion 提供了一個強大的平台，讓你能夠輕鬆建構符合個人需求的任務管理系統，並高效組織、規劃、執行及追蹤任務。接下來，我們將深入探索 Notion 的多項功能，以及如何利用其特色來建立一個高效的任務管理系統。
notion 待辦事項. Photos provided by unsplash
將日常待辦事項與專案無縫整合
Notion 的強大之處在於它能夠將日常待辦事項與長期專案目標緊密連結，確保每一項任務都能與整體目標相符，從而有效避免任務淹沒在雜亂的待辦事項清單中。以下的步驟將幫助你實現日常待辦事項與專案的無縫整合，徹底提升你的工作效率：
- 創建專案頁面：首先，在 Notion 中製作一個專案頁面，清晰記錄專案的目標、關鍵步驟、截止日期等重要資訊。你可以靈活運用 Notion 的表格、清單或看板等多種視覺化工具，選擇最適合自己的組織方式，以便於有效掌控專案狀況。
- 制定每日待辦事項清單：在每個工作日的開端，建立一個全新的每日待辦事項清單，將當天需完成的任務詳細列出。這不僅可以是獨立頁面，也可以作為專案頁面的子頁面，以便於日常檢視。
- 將待辦事項與專案連結：在每日待辦事項清單中，為每個任務添加指向相關專案頁面的連結。這樣做不僅能幫助你清楚了解每個任務在專案中的位置，還能確保所有任務均圍繞專案目標展開，提升你的工作方向感。
- 使用標籤和顏色區分任務：善用 Notion 的標籤和顏色功能，為不同任務加上獨特標籤與顏色，例如「重要」、「緊急」及「待確認」等。這將有助於你迅速識別任務類型，並根據優先級有效安排每日工作。
通過將日常待辦事項與專案緊密整合，你將能更加清晰地掌握每個任務在整體目標中的角色，並有效管理時間與資源，確保每一項任務都朝著最終目標前進。同時，你也能隨時追蹤專案進度，並在必要時迅速調整計畫，保持專案的靈活性與高效運營。
| 步驟 | 說明 |
|---|---|
| 1 | 創建專案頁面：在 Notion 中製作一個專案頁面，清晰記錄專案的目標、關鍵步驟、截止日期等重要資訊。你可以靈活運用 Notion 的表格、清單或看板等多種視覺化工具，選擇最適合自己的組織方式，以便於有效掌控專案狀況。 |
| 2 | 制定每日待辦事項清單：在每個工作日的開端，建立一個全新的每日待辦事項清單，將當天需完成的任務詳細列出。這不僅可以是獨立頁面，也可以作為專案頁面的子頁面，以便於日常檢視。 |
| 3 | 將待辦事項與專案連結：在每日待辦事項清單中，為每個任務添加指向相關專案頁面的連結。這樣做不僅能幫助你清楚了解每個任務在專案中的位置，還能確保所有任務均圍繞專案目標展開，提升你的工作方向感。 |
| 4 | 使用標籤和顏色區分任務：善用 Notion 的標籤和顏色功能，為不同任務加上獨特標籤與顏色，例如「重要」、「緊急」及「待確認」等。這將有助於你迅速識別任務類型，並根據優先級有效安排每日工作。 |
建立資料庫欄位，分類管理你的待辦事項
在使用 Notion 進行待辦事項管理時，第一步是建立一個功能強大的資料庫欄位，以便於有序地分類和管理你的任務。每個欄位就像一個指引標籤，能夠瞬間幫助你找到和整理待辦事項。例如，你可以設置「專案名稱」、「任務描述」、「截止日期」和「優先級」等欄位，讓待辦事項井然有序，易於查看。接下來，我將引導你完成建立資料庫欄位的過程：
- 新增欄位： 點擊表格右側的「+」按鈕來新增欄位（Property）。
- 選擇欄位格式： 點擊 PROPERTY TYPE 下方的選項，根據功能需求選擇適合的欄位格式。Notion 供應多達 11 種欄位格式，以下是一些常見的格式和用途：
- 文字（Text）： 用於輸入任務描述或專案名稱等文本信息。
- 數字（Number）： 用於記錄數字數據，如預算或時間估算。
- 單選（Select）： 用於從所需選項中選擇一個，例如任務狀態（待辦、進行中、已完成）。
- 多選（Multi-select）： 用於從預選項中挑選多個選項，例如任務標籤（重要、緊急、個人）。
- 日期（Date）： 用於記錄重要的日期，如截止日期和開始日期。
- 參與人員（People）： 用於添加負責人或合作人員。
- 附件（File）： 用於上傳相關文件或圖片。
- 打勾方框（Checkbox）： 用於標示任務是否已完成。
- 網址（URL）： 用於輸入相關連結或參考文獻。
- 電子郵件（Email）： 用於記錄聯絡人電子郵件地址。
- 電話（Phone）： 用於記錄聯絡人電話號碼。
在建立欄位的過程中，你可以根據需求靈活選擇相應的格式。比如，設置一個名為「專案名稱」的文字欄位，專門記錄每個待辦事項所屬的專案；再為「截止日期」建立一個日期欄位，以便精確設定每項任務的截止時間；並添加一個「優先級」的單選欄位，用於標註任務的緊急程度。
透過建立這些不同的欄位，你能有效地將待辦事項分類管理，並依據需求進行靈活的篩選和排序。舉例來說，你可以輕鬆篩選出「優先級」為「重要」的任務，或是對所有「截止日期」在明天之前的任務進行排序，確保優先集中精力處理關鍵任務。
活用 Notion Status 設計輕鬆追蹤進度、勾選確認的專案待辦清單
Notion 的 Status 功能強大而便捷，能幫助你輕鬆追蹤任務進度，並以視覺化的方式呈現，讓你的任務掌握變得一目了然。根據專案需求，你可以靈活設定各種 Status 狀態，如「待辦」、「進行中」、「已完成」等，讓你在管理過程中更具針對性和效率。設置好 Status 後，只需在待辦事項清單中選擇相應的狀態，並透過 Notion 的「看板」檢視，將各任務按照不同狀態進行分組，一切都變得如此簡單。
這裡有一些活用 Notion Status 的技巧，可以進一步提升你的工作效率：
- 設定多樣化的 Status 狀態：除了基本的「待辦」、「進行中」、「已完成」外，根據需求還可以設置更細緻的狀態，如「待確認」、「待審核」、「已拒絕」等，使你能更準確地掌握任務各階段的進展。
- 顏色編碼，快速辨識：為不同的 Status 狀態指定不同的顏色，例如將「待辦」設為紅色、「進行中」為黃色、「已完成」則為綠色。這樣，不僅能提升視覺辨識度，還能讓你迅速獲得整體進度的認知。
- 利用「看板」檢視組織任務：Notion 的「看板」功能能將待辦事項依據狀態加以分組，方便日常管理。你可以隨時調整看板的佈局，新增列或改變卡片的顯示方式，使之更符合你的工作流程。
- 使用「公式」自動更新狀態：利用 Notion 的「公式」功能，可以自動更新任務狀態。例如，當一項任務完成時，通過設定公式使其自動變更為「已完成」，幫助節省時間，並確保所有任務狀態的準確無誤。
活用 Notion Status，將讓你的待辦事項管理更加高效，幫助你輕鬆掌握任務進度。根據不同的需求設置多樣化的 Status 狀態，並選擇適合的檢視方式，打造一個符合個人工作風格的管理系統，進而提升工作效率。
Notion 待辦事項結論
Notion 的待辦事項功能不只是簡單的清單，它更是一個強大的工具，能幫助你建立一個個人化的任務管理系統，讓你可以有效地組織、規劃、執行和追蹤所有待辦事項。透過多種視圖、資料庫欄位、Status 功能，你可以將任務分類管理，設定優先級，並追蹤進度，以確保工作效率和目標達成。
將 Notion 待辦事項應用到你的日常工作和生活中，你將發現管理任務變得更輕鬆、更有效率。無論你是需要管理複雜的專案，還是規劃個人目標，Notion 都能成為你得力的助手，協助你邁向成功。
Notion 待辦事項 常見問題快速FAQ
1. 如何在Notion中設定待辦事項的優先級？
在Notion中，你可以利用「優先級」欄位來設定待辦事項的優先級。你可以選擇使用單選欄位，從「高」、「中」、「低」等選項中選擇，也可以自定義選項，例如「緊急」、「重要」、「一般」等。 設定好優先級欄位後，你就可以根據優先級來排序和篩選待辦事項，確保你優先處理最重要的任務。
2. Notion 能夠同步到其他平台嗎？
是的，Notion 支援多種平台同步，包括 iOS、Android、Windows 和 Mac。你可以在不同平台之間同步你的待辦事項和筆記，方便你隨時隨地管理任務。此外， Notion 也支援與其他工具整合，例如 Google Calendar、Slack 等，讓你可以更便捷地管理工作流程。
3. Notion 有哪些其他功能可以提升任務管理效率？
除了待辦事項功能外，Notion 還提供了許多其他功能，可以提升你的任務管理效率，例如：
- 提醒功能：設定提醒，確保你不會忘記重要任務。
- 子任務功能：將大任務拆解成更小的子任務，方便管理進度。
- 檔案附件功能：將相關檔案附件到任務中，方便隨時查看。
- 團隊協作功能：允許團隊成員共同編輯和管理待辦事項，提升團隊合作效率。
透過這些功能，你可以建立一個更加完善的任務管理系統，提升工作效率和生活品質。